Strumenti per chi partecipa ai bandi: organigramma, cronoprogramma e piano di contingenza

Quando un’impresa, un’associazione o un ente pubblico si mette a tavolino per strutturare un progetto da finanziare in un bando, tende spesso a dimenticare le contingenze operative legate al progetto.

Servono ore di progettazione, coordinamento, verifiche, ricerca preventivi e previsioni di spesa: ore reali da dedicare prima alla candidatura, poi alla realizzazione e infine alla rendicontazione del progetto

Non mappare e valorizzare da subito queste ore significa correre un doppio rischio. Da un lato non si considera che il tempo del team interno è un costo pienamente ammissibile. Dall’altro si rischia il sovraccarico della struttura, riducendo la gestione a un’urgenza da sbrigare nei ritagli di tempo. Ed è proprio questa gestione improvvisata la causa principale di ritardi, richieste di proroga e, nei casi peggiori, revoche dei contributi. 

L’organigramma

Nel Business Plan, l’organigramma non serve a mostrare quanto si è strutturati sulla carta, ma a dimostrare la reale capacità attuativa dedicata al progetto. Chi valuta la candidatura si pone sempre una domanda pragmatica: queste persone hanno le competenze e il tempo fisico per portare a termine ciò che promettono?

Risultano molto utili certificazioni e titoli, ma anziché limitarsi ai ruoli tradizionali, vale la pena affiancare alle persone ruoli funzionali legati al progetto: coordinamento, parte tecnica e rendicontazione. 

Un ottimo modo per dare concretezza a questa sezione è indicare l’esperienza passata nel settore delle persone coinvolte e la percentuale di tempo (o monte ore) che dedicheranno effettivamente al bando, superando l’idea che si possa seguire un progetto articolato nei ritagli di tempo. Se poi restano scoperte alcune competenze, basta indicare con trasparenza quali consulenti esterni verranno ingaggiati e per quale ruolo.

Quantificare tempistiche e modalità di lavoro protegge i costi e qualifica a chi valuta che la governance è solida e reattiva, facilitando anche l’eventuale ridistribuzione dei compiti in corso d’opera.

Cronoprogramma e “Piano di Contingenza”: dove si vede la maturità dell’azienda

Un aspetto a cui prestare molta attenzione è il cronoprogramma: spesso tendiamo a immaginare scenari ideali dove ogni attività si aggancia alla successiva senza il minimo ritardo. Nella realtà, però, capita spesso che i fornitori tardino, i collaudi richiedano più tempo o la burocrazia allunghi le attese.

Chi valuta i progetti da anni sa bene che l’imprevisto è la norma. Per questo, ciò che distingue una candidatura fragile da una vincente è la presenza di un Piano di Contingenza.

Non si tratta di essere pessimisti, ma di affiancare al progetto una semplice gestione del rischio:

• Individuare i punti critici: Mappare le attività che potrebbero subire ritardi o intoppi;
• Pianificare dei margini temporali: Inserire buffer di tempo realistici prima delle scadenze principali e dei SAL;
• Prevedere un Piano B: Definire in anticipo le alternative operative e le azioni correttive ai rischi più attesi.

I finanziamenti pubblici premiano le strutture capaci di tradurre idee e progetti in tempi, numeri e responsabilità precise.

Dare il giusto valore al tempo del team, strutturare ruoli e responsabilità chiare e prevedere i margini d’azione per i potenziali imprevisti non è un esercizio burocratico, ma la strategia più efficace per proteggere la cassa aziendale, far fruttare ogni euro di contributo e lavorare con meno stress.

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